Posted by W dobie powszechnej komputeryzacji sposób przechowywania dokumentów uległ poważnym przeobrażeniom. Odchodzi się bowiem od gromadzenia danych w wersji „papierowej”. Jeśli nawet sporządza się tego rodzaju dokumentację lub w sytuacjach, gdy została już wykonana, digitalizuje się zbiory i tworzy bazy danych przechowywane na trwałych nośnikach elektronicznych.
Nowoczesne przechowywanie starych dokumentów
Przechowywanie danych zapisanych ręcznie lub drukowanych jest z kilku powodów niepraktyczne. Po pierwsze papier fizycznie zajmuje sporo miejsca, w związku z czym pojawiają się problemy „lokalowe”. Archiwa po prostu rozrastają się do niewyobrażalnych rozmiarów. Po drugie tusz na papierze nieuchronnie blaknie i znika mimo zachowywania środków ostrożności, choćby w postaci ograniczenia dostępu światła czy zminimalizowania ryzyka pojawienia się wilgoci. Co również ważne, z papierem bardzo szybko mogą „rozprawić się” mole. W związku z tym dąży się do skanowania nieco anachronicznej już dokumentacji i przechowywania jej na elektronicznych nośnikach pamięci, tj. twardych dyskach, serwerach itd.
Spore zmiany w prowadzeniu dokumentacji
Dziś bardzo wiele placówek decyduje się na równoległe prowadzenie dokumentacji tradycyjnej oraz nowoczesnej, choć nie da się ukryć, że część z nich całkowicie odchodzi od przechowywania danych „na papierze”. Widać to chociażby w szkołach, gdzie dzienniki elektroniczne wyparły znane od lat wersje papierowe.
Jakie zalety ma nowoczesna archiwizacja dokumentów?
Nie da się ukryć, że gromadzenie danych w postaci plików elektronicznych sprawia, że nie jest już konieczne przeznaczanie osobnego pomieszczenia na stworzenie archiwum, w którym dokumenty mogłyby stać się łatwym łupem dla moli, wilgoci, światła słonecznego itd. Ponadto informacje w wersji elektronicznej można przechowywać na kilku nośnikach pamięci, co zapewnia ważnym dokumentom większe bezpieczeństwo. Jeśli jeden nośnik zawiedzie, dane zachowają się gdzieś indziej.
Digitalizowanie dokumentów znacznie upraszcza również proces wyszukiwania konkretnych informacji, ponieważ komputer daje znacznie większe możliwości katalogowania, dzieląc informacje pod względem wielu zróżnicowanych kategorii. Nie ma więc nic dziwnego w tym, że nowoczesna archiwizacja dokumentów wypiera z naszej świadomości pojęcie tradycyjnych, zakurzonych archiwów. Era komputeryzacji jest bowiem w pełnym rozkwicie, a zatrzymanie zachodzących zmian wydaje się być niemożliwe, a nawet bezsensowne, skoro nowoczesne rozwiązania jawią się jako zdecydowanie bardziej praktyczne i funkcjonalne. Za jakiś czas z pewnością będziemy mieli do czynienia z jeszcze wyraźniej zaawansowanymi formami archiwizacji dokumentów.