Posted by Bezpieczne przechowywanie dokumentów to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Stworzenie firmowego archiwum to działanie, wymagające zainwestowania w różnego typu akcesoria biurowe. Które z nich są najbardziej pomocne?
Porządek dokumentacji – wyzwanie dla każdego biura?
Jednym z problemów, z którym najczęściej borykają się małe i średnie przedsiębiorstwa jest prowadzenie i właściwe przechowywanie dokumentacji firmy. Obowiązek zabezpieczania firmowego archiwum spoczywa zawsze na przedsiębiorcy. Co ważne, zgodnie z aktualnym prawem większość firmowej dokumentacji musi być przechowywana przynajmniej przez pięć lat. Nakłada to na przedsiębiorcę konieczność stworzenia bezpiecznego i niedostępnego dla osób postronnych miejsca do składowania dokumentów. Wybór miejsca i metody archiwizacji będzie się różnić, w zależności od wielkości firmy, ilości zatrudnionych pracowników i codziennej rotacji dokumentów.
Przechowywanie dokumentów – pomoce i akcesoria biurowe
Każde biuro posiada własny system składowania dokumentów. W większości przypadków pomocne jest tematyczne rozmieszczanie dokumentacji w teczkach lub segregatorach. Przy ogromnym wyborze nowoczesnych akcesoriów biurowych, warto zastanowić się nad zakupem materiałów, pomocnych w porządkowaniu. Oto najważniejsze z nich:
• segregatory – podstawowe wyposażenie każdego biura, w większości sklepów papierniczych znajdziemy szeroki wybór modeli ringowych lub z mechanizmem zatrzaskującym,
• klasyczne teczki papierowe – pomimo konkurencyjności bardziej nowoczesnych akcesoriów, wciąż nadal dostępne i pomocne np. przy archiwizacji dokumentacji pracowniczej,
• pojemniki i pudełka archiwizacyjne – papierowe, kartonowe, plastikowe; idealne dla firm, w których kumuluje się duża ilość dokumentacji (biura księgowe, instytucje publiczne itp.)
• przekładki – różne rodzaje papierowych i plastikowych zakładek, pozwalające na łatwe wydzielenie najważniejszych elementów dokumentacji,
• skoroszyty – należą do jednych z najchętniej kupowanych akcesoriów biurowych m.in. ze względu na szerokie zastosowanie,
• koszulki, ofertówki – podstawowe zabezpieczenie pojedynczych dokumentów.
O czym pamiętać podczas porządkowania dokumentów?
Akcesoria biurowe, ułatwiające archiwizowanie dokumentów, to nie wszystko. Równie ważne jest umiejscowienie i zabezpieczenie archiwum. Dokumenty, będące w tzw. „codziennym obrocie” biura, powinny być umieszczone w miejscu, które jest widoczne i dostępne dla każdego pracownika. Kwestia szybkości dostępu może okazać się szczególnie istotna np. w przypadku kontroli skarbowej. Dokumenty, dotyczące dokonanych i rozliczonych transakcji, powinny dla odmiany znaleźć się w miejscu, do którego nie będą mieć dostępu osoby postronne. W tym wypadku przyda się umieszczenie w biurze szafek zamykanych lub specjalnie zaprojektowanych kontenerów na dokumentację.
Pamiętajmy też o tym, że dokumenty muszą być zabezpieczone przed takim czynnikami jak wilgoć, kurz i pleśń. Konsekwencje zniszczonej, zaniedbanej dokumentacji są zbyt poważne, by lekceważyć obowiązek prawidłowego archiwizowania.