Posted by Firmowe dokumenty należy przechowywać w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione i aby nie uległy przypadkowemu zniszczeniu. Szczególnie ważna jest dokumentacja księgowa, ponieważ złamanie związanych z jej przechowywaniem przepisów niesie ze sobą konsekwencje prawne w postaci grzywny czy kary pozbawienia wolności. Jak zatem przechowywać dokumenty firmowe?
Jakie dokumenty i jak długo trzeba przechowywać?
Dokumentami, które obowiązkowo należy przechowywać są oczywiście wszelkie dokumenty księgowe oraz księgi podatkowe, czyli np., ewidencję przychodów czy książkę przychodów i rozchodów. Do tego typu dokumentacji zalicza się również rejestry VAT, różnego rodzaju dowody księgowe (faktury, noty księgowe itp.), ewidencje wyposażenia, środków trwałych i przebiegu pojazdu, a także dokumenty inwentaryzacyjne. Zgodnie z obowiązującą Ordynacją podatkową zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach i tak długo należy przechowywać wymienione dokumenty.
Kolejną ważną grupą dokumentów są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Dotyczy to m.in. deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych czy dokumentów korygujących. W przypadku dokumentów przekazanych przed dniem 31 grudnia 2011 roku kres przechowywania wynosi 10 lat. Dla dokumentacji przekazanej po dniu 1 stycznia 2012 roku okres przechowywania wynosi 5 lat.
Przedsiębiorca zobowiązany jest także do przechowywania dokumentacji kadrowej. Wszelkie dokumenty pozwalające na ustalenie wymiaru podstawy renty lub emerytury oraz zawierające dane osobowe należy przechowywać przez okres 50 lat w warunkach niegrożących zniszczeniem lub uszkodzeniem.
Jak przechowywać dokumenty?
W niewielkiej firmie dokumentów nie ma zbyt dużo, dlatego do ich przechowywania wystarczą funkcjonalne i zamykane meble. Doskonale sprawdzają się różnego rodzaju kartoteki, szafy czy regały. Okres przechowywania dokumentacji jest różny, podobnie jak ważność dokumentów. Niektóre z nich mogą zawierać dane tajne, dlatego dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie mebli, w których przechowywana jest dokumentacja w osobnym, zamykanym pomieszczeniu. Wybierając meble, należy zwrócić uwagę na jakość zamków. Zdecydowanie najbezpieczniejsze są modele zamykane na szyfr. Równie istotna jest jakość materiałów i systemów szufladowych. Nie mogą one zacinać się lub zapadać pod ciężarem dokumentacji. Dokumenty należy podzielić na okresy rozliczeniowe oraz dokładnie opisać. Dzięki temu łatwiej będzie znaleźć potrzebny dokument, np. podczas kontroli skarbowej.
Oczywiście dokumenty nie muszą być przechowywane w firmie. Większe przedsiębiorstwa chętnie korzystają z usług firm zewnętrznych np. Rhenus, które oferują profesjonalne archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji. Decydując się na outsourcing należy ten fakt zgłosić we właściwym dla firmy urzędzie skarbowym.
Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej. Specjalne programowania ułatwia archiwizację i sprawia, że dostęp do dokumentów jest natychmiastowy. Ponadto są one zabezpieczone przed nieuprawnionym odczytem i edycją.