Posted by W czasach dobrze rozwiniętej technologii, w każdym aspekcie życia mamy różnego rodzaju ułatwienia. Takie ułatwienia mamy także, gdy prowadzimy firmę np. w gromadzeniu i porządkowaniu dokumentów. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy bez problemu gromadzić dokumenty w jednym miejscu i sprawnie nimi zarządzać. Możemy robić to zarówno w przypadku dokumentów elektronicznych, jak i papierowych. Jeśli chcesz stworzyć bardzo efektywne środowisko pracy, warto wprowadzić tego typu rozwiązania. Elektroniczny obieg dokumentów – dowiedz się jakie to proste!
Dlaczego powinieneś skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
Podczas korzystania z tradycyjnych metod obiegu dokumentów w firmie, możemy napotkać wiele różnego rodzaju problemów, takich jak:
- W okresie pracy zdalnej bardzo często pojawiają się trudności z dostępem do bardzo ważnych dokumentów.
- Spora ilość straconego czasu przy szukaniu dokumentów (najczęściej zgubione dokumenty lub ich zła archiwizacja).
- Nieproporcjonalna ilość dokumentów do liczby zatrudnionych osób.
Tak więc jeśli jesteś przedsiębiorcą z własną firmą i borykasz się z tymi problemami, warto zastanowić się nad skorzystaniem z EOD w swojej firmie. Dzięki wdrożeniu tego systemu zaoszczędzisz sporą ilość czasu, jak i pieniędzy, które będziesz mógł przeznaczyć na ważniejsze cele lub podreperujesz firmowy budżet.
Dla kogo jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów może być zastosowany praktycznie w każdej działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę, że im firma ma więcej pracowników czy kontrahentów, tym trudniej jest uporządkować całą dokumentację związaną z firmą. Dlatego tak ważne jest to, by skorzystać z dostępnych systemów informatycznych, które służą właśnie do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu zyskamy na czasie, który dotychczas traciliśmy na tworzeniu, drukowaniu czy wysyłaniu dokumentów samodzielnie.
Dodatkową zaletą EOD jest to, że obieg firmowej dokumentacji staje się bardziej płynny i wygodny. Kolejnym argumentem jest zmniejszenie kosztów oraz zaoszczędzenie kwoty, która miałaby zostać przeznaczona na ten cel. W dzisiejszych czasach nawet administracja publiczna korzysta z EOD, dzięki czemu skrócił się czas wielu urzędowych procedur. Warto wspomnieć, że dokumenty firmowe powinny być dobrze zabezpieczone, aby nie wpadły w niepowołane ręce.
Największe zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Jeśli mamy ocenić zalety elektronicznego obiegu dokumentów, musimy zwrócić uwagę przede wszystkim na kilka ważnych aspektów, takich jak:
- synergia z różnego rodzaju innymi systemami używanymi w firmie,
- elastyczne działanie,
- wielofunkcyjność systemu.
Proces informatyzacji firmy powinien zostać przeprowadzony stopniowo i etapami, ponieważ gwałtowne zmiany mogą nastręczyć nam dodatkowych problemów. Na sam początek powinniśmy skupić się na stworzeniu elektronicznych teczek każdego pracownika lub specjalistycznego modułu służącego do obiegu faktur. Istnieje wiele systemów do tego celu przeznaczonych i to od nas powinno zależeć, na jaki się zdecydujemy. Wszystko musi być dobrze przemyślane i zaplanowane. Jeśli zdecydujemy się na EOD, to możemy być spokojni o sprawne zarządzanie dokumentami w naszej firmie.
Podsumowanie
Jak możemy zauważyć, wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest naprawdę ważne i przydatne. Dzięki niemu usprawnimy działanie naszej firmy i uporządkujemy gromadzenie dokumentacji firmowej, która jest nieodłączna w każdym przedsiębiorstwie. Już teraz zastanów się nad wprowadzeniem EOD w swojej firmie – niezależnie od wielkości działalności czy branży.