Posted by Każdy przedsiębiorca musi przechowywać faktury przez minimum 5 lat od daty ich wystawienia. W tym czasie dokumenty powinny być czytelne i możliwe do zlokalizowania w podziale na okresy rozliczeniowe. Aby spełnić te wymagania, warto wyposażyć firmę w profesjonalny program do wystawiania faktur.
Elektroniczna faktura nie wyblaknie
Dokumenty księgowe w papierowej wersji mogą łatwo ulec uszkodzeniu – szczególnie, jeśli nie są właściwie przechowywane. Choć większość z nas stara się odkładać wszystkie faktury do segregatorów, to może nam się zdarzyć przez nieuwagę pozostawić część dokumentacji na szafce lub parapecie. Kartka, na którą przez długi czas padają promienie słoneczne, zaczyna się przebarwiać i w końcu może zupełnie wyblaknąć, uniemożliwiając odczytanie zapisanych na niej danych. Nie mówiąc już o tym, że papierowa faktura nie przetrwa zalania jej powierzchni kawą lub przypadkowego rozdarcia. W takiej sytuacji nie możemy liczyć na wyrozumiałość ze strony inspektora urzędu skarbowego. Jak zatem możemy się przed nią ustrzec? Odpowiedź jest banalnie prosta – wystarczy zainwestować w program do wystawiania faktur, który umożliwia również ich przechowywanie zgodnie z przepisami prawa. Archiwizowanie elektronicznych dokumentów jest łatwe i nie wymaga zapełniania pomieszczenia regałami uginającymi się pod ciężarem segregatorów z dokumentami. Ponadto stanowi najbezpieczniejszy sposób przechowywania faktur oraz umożliwia błyskawiczne odnalezienie rachunków potrzebnych podczas kontroli. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu intuicyjnego filtrowania, które pozwoli nam zlokalizować dokumenty wystawione w określonym przedziale czasowym.
Jeden program, wiele zalet
Zanim więc kupimy program do wystawiania faktur, upewnijmy się, że oprócz generowania dokumentacji, umożliwia on również zarządzanie dokumentami oraz archiwizowanie plików. Profesjonalne typy oprogramowania księgowego automatycznie zapisują wszystkie wytworzone przez system dokumenty i gromadzą je w miejscu łatwo dostępnym dla użytkownika. To sprawia, że nawet jeśli po wystawieniu faktury pracownik zapomni o jej zarchiwizowaniu, dokument i tak zostanie zachowany.
Przechowywanie dokumentów przez 5 lat może być uciążliwe dla przedsiębiorcy, który wybierze opcję zbierania papierowych wersji faktur w segregatorach, lecz nie będzie się dla nas wiązał z żadnym obciążeniem, gdy skorzystamy z programu archiwizacji dokumentów. Dzięki temu nie będziemy bowiem musieli troszczyć się o zachowanie dokumentacji w dobrym stanie lub znalezienie miejsca na segregatory – wszystkie faktury bezpiecznie przechowa dla nas system.