Posted by Problemem wielu firm jest stale rosnąca ilość dokumentów. Zapełniają one teczki i segregatory, które zabierają coraz więcej przestrzeni. Bez względu na sprawną segregację i dobry system rejestracji, przeglądanie teczek musi zabierać dużo czasu. Powszechnie wiadomo, że czas to pieniądz i nie można go marnować, więc przedsiębiorcom zależy na sprawnym wyszukiwaniu informacji. Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja.
Czym jest digitalizacja?
Digitalizacja polega na tworzeniu cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych. Treść analogowa zostaje przekształcona w cyfrową, a następnie udostępnianiu dokumentów online. Dzięki digitalizacji można również dokonać analizy oryginałów materiałów archiwalnych na podstawie wysokiej jakości kopii cyfrowych. Pozwala to na dotarcie do informacji niedostępnych dla ludzkich zmysłów przy badaniu oryginału. Przeniesione na nośnik treści są bezpiecznie przechowywane w archiwum.
Zalety digitalizacji
Dzięki digitalizacji dokumentów można uniknąć żmudnego przeszukiwania tradycyjnych kartotek czy stert dokumentów. Wszystkie dokumenty firmy są skanowane, a następnie archiwizowane w bezpiecznym repozytorium obrazów. Dzięki zastosowanym technologiom zachowują one wysoką jakość, otrzymują kompaktową wielkość, a zawarte w nich treści zostają odpowiednio zaindeksowane. Możliwe staje się przesłanie dokumentu do wszystkich upoważnionych odbiorców. Jeśli posiadają oni urządzenia mobilne z dostępem do firmowej sieci, w kilka sekund otrzymają dostęp do niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, projekty czy raporty. Digitalizacja pozwala na znaczną oszczędność miejsca. Przedsiębiorstwo uwalnia się od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”, które może przekazać wyspecjalizowanej firmie. Zdigitalizowane dokumenty mogą być porządkowane wedle dowolnych kryteriów.
Czy warto zabrać się za digitalizację dokumentów?
Dane cyfrowe są efektywnie wykorzystywane w codziennej pracy, a zarazem dobrze chronione przed dostępem nieupoważnionych osób w elektronicznym archiwum dokumentów. Obieg dokumentów jest szybki, a część prac administracyjnych przejmuje komputer. Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów znacząco obniża koszty materiałów biurowych. W razie potrzeby, papierowe wersje dokumentów można wypożyczyć z archiwum, w którym są bezpiecznie przechowywane. Dzięki dostępowi do ogromniej i ciągle rozwijającej się bazy informacji, przedsiębiorstwo zyskuje sprawność organizacyjną.
Digitalizacja dokumentów dla wielu przedsiębiorców może być przedsięwzięciem przerastającym ich możliwości. Nie należy się jej obawiać, gdyż nie tylko usprawnia obieg informacji w firmie, a i niesie za sobą korzyści finansowe.