Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Kategorie Biznes0 Komentarzy
przechowywanie dokumentów księgowych

Kiedy otwieramy legalną firmę, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia księgowości. Każdy podmiot gospodarczy, tak samo jak osoba fizyczna, musi sumiennie rozliczać się z fiskusem, który może zażądać w przypadku kontroli dokumentów księgowych czy ksiąg rachunkowych, a także sprawozdań finansowych lub dokumentów podatkowych. Jak długo musimy przechowywać poszczególne „papiery”?

Jakie przepisy regulują niniejsze kwestie?

Czas przechowywania dokumentów księgowych regulowany jest przez art. 74 ustawy o rachunkowości. Artykuł ten stanowi, że księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe zobowiązani jesteśmy przechowywać przez okres minimum pięciu lat liczonych od początku następnego roku obrotowego. Przez taką samą ilość czasu musimy przechowywać również dokumenty podatkowe, do których zalicza się deklaracje lub faktury. W tym przypadku jednak nieco inaczej określa się datę początkową okresu, o którym mowa. Warto jednak wiedzieć i pamiętać, że zatwierdzone sprawozdanie finansowe zobowiązani jesteśmy przechowywać bezterminowo.

Czym właściwie są dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe to bardzo szerokie pojęcie. Wśród nich należy wymienić chociażby: karty pracy, asygnaty kasowe, dokumenty magazynowe, raporty kasowe, listy płac, faktury VAT, rachunki sprzedaży, polecenia księgowania, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, wnioski o zaliczkę itd. Dokument księgowy jest to sporządzona na piśmie szczegółowa informacja o zaistniałej operacji gospodarczej, stworzona zgodnie z przepisami prawa, zawierająca niezbędną treść i będąca podstawą zapisu w ewidencji księgowej.

Czy istnieją wyjątki od reguł?

Powyżej podany został czas przechowywania poszczególnych dokumentów. Istnieje jednak sporo wyjątków, o których osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna po prostu wiedzieć. Nieprzestrzeganie lub niedopatrzenie obowiązków regulujących kwestię czasu przechowywania dokumentów może mieć niestety przykre konsekwencje natury finansowej, a w najgorszym razie – karnej, z karą więzienia włącznie. Na przykład dokumenty osobowe należy przechowywać przez znacznie dłuższy czas. Listy płac czy karty wynagrodzeń, które stanowią podstawę do określenia stażu pracy należy przechowywać przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy.

Czy jest jeszcze coś, o czym musimy pamiętać?

Nie opłaca się zapominać m.in. o pisemnym powiadomieniu urzędu skarbowego o miejscu przechowywania wyżej wymienionych dokumentów, a także o każdorazowej jego zmianie. Jeżeli zdarzy nam się nie dopełnić tego obowiązku, musimy liczyć się z karą, którą fiskus może na nas nałożyć. Jej wysokość uzależniona jest od aktualnie obowiązujących stawek określonych Kodeksie Karno-Skarbowym. Jak widać samo płacenie podatków do dla urzędu skarbowego nie wszystko. Istnieje bowiem również konieczność przechowywania dokumentów księgowych, których urząd może w określonym czasie od nas zażądać. Nieposiadanie ich równa się nieprzedłożeniu do kontroli, a to z kolei może wiązać się z przykrymi konsekwencjami.