Archiwizacja danych osobowych

Kategorie Biznes0 Komentarzy
archiwizowanie danych osobowych

Dział archiwum każdej firmy mierzy się z zadaniem archiwizowania danych osobowych. Trzeba zaznaczyć, że zadanie to nie jest łatwym kawałkiem chleba, ale stanowi niezbędny z prawnego punktu widzenia obowiązek pracodawcy. Wystarczy jednak trzymać się kilku zasad, aby bezproblemowo stawić czoła temu obowiązkowi.

Jak długo należy archiwizować dane osobowe?

Archiwizowane dane osobowe mają swoją szczególną wartość, ponieważ zawierają informacje o wszystkich osobach zatrudnianych w przeszłości w danej instytucji. Przepisy archiwalne definiują dane osobowe do kategorii BE50 lub B50. Zgodnie z nimi każdy pracownik posiada odrębną teczkę, w której zawartość wchodzą dokumenty takie jak: podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, a także, umowa o pracę, jej zmiana, odpis aktu stanu cywilnego oraz z przebiegu pracy. Muszą się tam również znaleźć świadectwa nauki oraz podnoszenia kwalifikacji.

Jak widać liczba dokumentów wchodzących w skład archiwizowanych danych osobowych jest dość duża, dlatego też zajmują one sporą część zasobów firmowych archiwów lub składnic akt. Na tę liczbę wpływa również bardzo długi czas ich przechowywania, który wynosi 50 lat. Wynika z tego, że jest to powodem stałego oraz znacznego wzrostu liczby przechowywanych danych. Okres ten jest wymagany artykułem 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych.

Jak wygląda kwestia dostępu do archiwizowanych danych osobowych?

Kwestię związaną z dostępem do archiwizowanych danych osobowych regulują zapisy ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. Mówią one między innymi o tym, że: każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych. Ponadto przepisy wprowadzają konieczność uzyskania zgody zainteresowanego na przetwarzanie jego danych. Zapisy wspomnianej ustawy powodują, że zarówno dane w formie papierowej jak i elektronicznej, które zawierają informacje personalne powinny być pod szczególną ochroną, aby zabezpieczyć je przed dostępem osób nieupoważnionych.

archiwizacja danych osobowych
Archiwizacja danych osobowych (źródło: www.rhenus-data.pl)

Z tego przepisu wynika więc jasno, że archiwizowane dane osobowe należy przechowywać w magazynie, który musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia np. w postaci elektronicznych kodów dostępu, kart chipowych lub chociaż z wykorzystaniem zamkniętych szaf, do których dostęp mają tylko wyznaczeni pracownicy. Do rozwiązania w które warto zainwestować w tym zakresie, należą systemy alarmowe, monitoring pomieszczeń, a nawet służby ochrony dla pomieszczeń, w których znajdują się archiwizowane dane osobowe. Dzięki temu zyskuje się pewność, że przechowywane informacje nie zostaną przez nikogo zabrane, przetworzone, zmienione, utracone, uszkodzone bądź zniszczone.

Warto zadbać o solidne zabezpieczenie dostępu do archiwizowanych danych osobowych, ze względu na konsekwencje w postaci odpowiedzialności karnej dla pracodawcy, który nie dopilnuje spełnienia tego obowiązku. Może on podlegać karze od grzywny, przez ograniczenie wolności, aż po karę pozbawienia wolności do lat 2.